Dokumenty do sprzedaży mieszkania – kompletna lista na 2026
Do sprzedaży mieszkania w 2026 roku potrzebujesz przede wszystkim: numeru księgi wieczystej, dokumentu potwierdzającego nabycie mieszkania, świadectwa charakterystyki energetycznej, zaświadczenia o braku zaległości w opłatach ze wspólnoty lub spółdzielni oraz dowodu osobistego. W zależności od sytuacji dochodzą: zaświadczenie ze spółdzielni (przy spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu), zaświadczenie o braku osób zameldowanych, dokumenty z banku przy hipotece i zaświadczenie z urzędu skarbowego, gdy mieszkanie pochodzi ze spadku lub darowizny. Poniżej pełna lista z informacją, skąd wziąć każdy dokument.
Dokumenty podstawowe – przy każdej sprzedaży
- Dowód osobisty (lub paszport) każdej osoby sprzedającej.
- Numer księgi wieczystej. Notariusz sam sprawdza aktualną treść księgi w systemie elektronicznym, ale warto wcześniej przejrzeć ją samodzielnie i upewnić się, że dane właściciela i wpisy w dziale III i IV (obciążenia, hipoteki) są aktualne.
- Dokument nabycia mieszkania – akt notarialny umowy sprzedaży, umowa darowizny, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, umowa działu spadku albo podziału majątku.
- Świadectwo charakterystyki energetycznej – od 28 kwietnia 2023 roku sprzedający ma obowiązek przekazać je kupującemu przy sprzedaży mieszkania lub domu. Sporządza je uprawniona osoba wpisana do centralnego rejestru. Świadectwo jest ważne 10 lat.
- Zaświadczenie o braku zaległości w opłatach – ze wspólnoty mieszkaniowej (od zarządcy) albo ze spółdzielni. Kupujący i notariusz chcą mieć pewność, że nie przejmą długów.
Dokumenty zależne od sytuacji
- Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu – zaświadczenie ze spółdzielni, że prawo przysługuje sprzedającemu, z informacją, czy dla lokalu założono księgę wieczystą, oraz o braku zaległości. Takie prawo również sprzedaje się w formie aktu notarialnego.
- Zaświadczenie o braku osób zameldowanych – wydaje urząd gminy lub miasta. Przepisy nie wymagają go do aktu, ale kupujący bardzo często o nie prosi i zwykle zapisuje się w umowie zobowiązanie do wymeldowania wszystkich osób.
- Mieszkanie z hipoteką – zaświadczenie z banku o kwocie zadłużenia i numerze rachunku do spłaty oraz zgoda banku na wykreślenie hipoteki po spłacie (tzw. promesa). Na tej podstawie część ceny kupujący przelewa bezpośrednio do banku sprzedającego.
- Mieszkanie ze spadku lub z darowizny – zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony albo że nabycie jest od niego zwolnione lub mu nie podlega. Bez tego notariusz nie sporządzi umowy sprzedaży.
- Wspólność majątkowa małżeńska – jeśli mieszkanie należy do majątku wspólnego, przy akcie potrzebny jest udział małżonka lub jego zgoda. Po rozwodzie przydatny jest prawomocny wyrok i dokument podziału majątku.
- Sprzedaż przez pełnomocnika – pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego.
- Mieszkanie kupione od gminy z bonifikatą – sprzedaż przed upływem 5 lat może oznaczać obowiązek zwrotu bonifikaty (z wyjątkami przewidzianymi w ustawie). Warto to sprawdzić w urzędzie przed wystawieniem oferty.
Dom lub działka – dokumenty dodatkowe
- Wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej – ze starostwa powiatowego.
- Wypis i wyrys z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego albo zaświadczenie o przeznaczeniu działki – z urzędu gminy. Jeśli planu nie ma, przydatna jest decyzja o warunkach zabudowy, o ile została wydana.
- Zaświadczenie o rewitalizacji – czy działka leży na obszarze rewitalizacji lub w specjalnej strefie rewitalizacji (gmina może mieć wtedy prawo pierwokupu).
- Dokumenty budowlane domu – pozwolenie na budowę lub zgłoszenie oraz potwierdzenie zakończenia budowy (pozwolenie na użytkowanie lub zawiadomienie). Są szczególnie ważne dla kupującego z kredytem.
- Grunt rolny – przy sprzedaży nieruchomości rolnych obowiązują dodatkowe ograniczenia obrotu; warto wcześniej skonsultować to z notariuszem.
O sprzedaży domów i działek w okolicach Leszna piszemy więcej w artykule Sprzedaż domu lub działki pod Lesznem.
Tabela: dokument – skąd – kiedy potrzebny
| Dokument | Skąd | Kiedy potrzebny |
|---|---|---|
| Numer / odpis księgi wieczystej | Elektroniczne Księgi Wieczyste, sąd rejonowy | Zawsze (gdy lokal ma księgę) |
| Dokument nabycia | Własne archiwum, notariusz, sąd | Zawsze |
| Świadectwo charakterystyki energetycznej | Uprawniony audytor energetyczny | Zawsze przy sprzedaży mieszkania i domu |
| Zaświadczenie o braku zaległości | Zarządca wspólnoty lub spółdzielnia | Zawsze |
| Zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie | Spółdzielnia mieszkaniowa | Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu |
| Zaświadczenie o braku osób zameldowanych | Urząd gminy lub miasta | Na prośbę kupującego (bardzo często) |
| Zaświadczenie o saldzie kredytu i promesa | Bank sprzedającego | Gdy jest hipoteka |
| Zaświadczenie z urzędu skarbowego | Urząd skarbowy | Mieszkanie ze spadku lub darowizny |
| Wypis z rejestru gruntów, wyrys z mapy | Starostwo powiatowe | Domy i działki |
| Wypis i wyrys z planu miejscowego | Urząd gminy | Domy i działki |
Kiedy zebrać dokumenty
Najlepiej przed pierwszą prezentacją. Kupujący, który bierze kredyt, potrzebuje kompletu do banku, a czekanie na zaświadczenie z urzędu skarbowego czy spółdzielni potrafi przesunąć transakcję o tygodnie. Pamiętaj też, że zaświadczenia mają ograniczoną aktualność – notariusz lub bank może poprosić o dokument wystawiony niedawno, więc część z nich warto zamówić bliżej terminu aktu.
W Bokś Nieruchomości kompletowanie dokumentów jest częścią naszej pracy – to etap 3 w procesie opisanym w artykule Jak sprzedajemy nieruchomość – 5 etapów. Koszty związane ze sprzedażą, w tym podatek przy sprzedaży przed upływem 5 lat, opisujemy w artykule Ile kosztuje sprzedaż mieszkania.
Najczęstsze pytania
Czy świadectwo energetyczne jest obowiązkowe przy sprzedaży mieszkania?
Tak. Od 28 kwietnia 2023 roku sprzedający musi przekazać je kupującemu. Świadectwo jest ważne 10 lat.
Czy muszę mieć odpis księgi wieczystej?
Wystarczy numer księgi – notariusz sprawdza jej treść elektronicznie. Odpis bywa jednak potrzebny kupującemu do banku.
Czy można sprzedać mieszkanie z kredytem?
Tak. Potrzebne jest zaświadczenie z banku o kwocie zadłużenia i zgoda na wykreślenie hipoteki. Część ceny trafia wtedy bezpośrednio na spłatę kredytu.
Czy można sprzedać mieszkanie bez księgi wieczystej?
Tak, w przypadku spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, dla którego księgi nie założono. Podstawą jest wtedy zaświadczenie ze spółdzielni.
Nie wiesz, których dokumentów brakuje? Pomożemy je zebrać. Leszno, okolice i Poznań – Beata Bokś, +48 501 607 616. Wrocław i Dolny Śląsk – Fabian Bokś, +48 503 668 575. Możesz też zgłosić nieruchomość do bezpłatnej analizy rynkowej.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Przepisy mogą się zmieniać – w indywidualnej sprawie warto skonsultować się z notariuszem lub doradcą.